Vouchervoorwaarden en procedure

*Het voucherprogramma is per 1 december beëindigd. Het is dus niet meer mogelijk een digitaliseringsvoucher aan te vragen.

Deelnemende gemeenten

1. Gemeente Arnhem
2. Gemeente Berg en Dal
3. Gemeente Beuningen
4. Gemeente Doesburg
5. Gemeente Druten
6. Gemeente Duiven
7. Gemeente Heumen
8. Gemeente Lingewaard
9. Gemeente Montferland
10. Gemeente Nijmegen
11. Gemeente Overbetuwe
12. Gemeente Renkum
13. Gemeente Rheden
14. Gemeente Rozendaal
15. Gemeente Westervoort
16. Gemeente Wijchen
17. Gemeente Zevenaar

Ben je een aanbieder van digitaliseringstoepassingen, dan kun je je hier inschrijven zodat mkb-ondernemers je snel kunnen vinden.

1.    Aanvraagprocedure

• Op 1 maart 2021 komt het formulier om 12.00 uur online en kunnen de vouchers aangevraagd worden.
• Je leest alle voorwaarden door.
• Je sluit een overeenkomst met de door jou gekozen digitaliseringsleverancier en legt die vast in een gespecificeerde offerte.
• Je vult het formulier in. Hierin word je onder andere gevraagd om:
  • gegevens aanvrager;
  • het digitaliseringsdoel;
  • gegevens digitaliseringsleverancier;
  • offerte van de digitaliseringsleverancier in pdf-formaat;
  • beeld van de huidige situatie in een A4 (tekst/screenshots) in pdf-formaat.
• Je verstuurt de aanvraag en ontvangt direct een bevestiging van ontvangst.
• De complete aanvraag wordt aan een toetsingscommissie voorgelegd.
• Vouchertoetsing en de eventuele toekenning van een voucher geschiedt op volgorde van binnenkomst van volledige, gespecificeerde en op de juiste manier ingevulde aanvragen.
• De voucherregeling geldt tot het beschikbare budget in jouw gemeente bereikt is (met andere woorden op=op).
• Binnen 2 weken na het indienen van de complete aanvraag volgt een besluit via de mail.
• Bij onduidelijkheden ontvang je een verzoek om vragen van de toetsingscommissie te beantwoorden.
• Als de voucheraanvraag positief is beoordeeld, ontvangt aanvrager een unieke voucher.
• Het staat de ondernemers vrij om extra afspraken met de digitaliseringsleverancier te maken over additionele dienstverlening.

 Systeem en bevestiging ontvangst

• Het systeem is uitvoerig getest en al voor verschillende voucherprogramma’s ingezet.
• Aanvragers die bij het invullen technische problemen ondervinden, wordt aangeraden het formulier op een andere computer of browser opnieuw in te vullen. Bij aanhoudende problemen kan de aanvrager contact opnemen via voucher@smarttogether-arnhemnijmegen.nl.
• Wanneer het formulier succesvol is ingediend, verschijnt direct een bevestigingsmelding op de webpagina en ontvangt de aanvrager direct een bevestigingsmail. Controleer ook de spamfolder op deze mail.
• Elke bevestigingsmail heeft een unieke code. Zonder een bevestigingsmail is er geen officiële aanmelding voor het voucheraanvraagproces en kan er geen aanspraak op toetsing van de aanvraag of ondersteuning gedaan worden.
• Noch de uitvoerder, noch jouw gemeente kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor incomplete aanmeldingen.

Algemene vouchervoorwaarden:

De ondersteuning bedraagt ten hoogste 50% van de digitaliseringskosten exclusief btw met het vastgesteld maximumbedrag van €2.500,- voor:

• Inkoop van digitaliseringsdiensten bij een  leverancier die in de regio Arnhem-Nijmegen gevestigd is (zie lijst gemeenten).
• Verbetering van bestaande producten, diensten of (bedrijfs-)processen door toepassing van digitalisering.

Voorbeelden (ter illustratie)

• opzet of verbetering website en/of webshop
• effectief gebruikmaken van bestaande online shops zoals Marktplaats/Facebook/Google/Instagram etc.
• aanschaf van een online boekings- of reserveringssysteem
• koppeling webshop aan voorraadadministratie/management
• online leveren van diensten
• virtual reality-toepassing voor het tonen van producten of diensten
• installatie chatbot voor klantenservice
• inzet artificial intelligence voor beter bedienen van klanten
• ontwikkeling van een app
• databeveiliging en cybersecurity
• digital twinning

De activiteiten komen uitsluitend voor een voucher in aanmerking als:

• In de aanvraag aannemelijk wordt gemaakt dat het de digitalisering van de bedrijfsactiviteit betreft.
• In de aanvraag aannemelijk wordt gemaakt dat zowel de planning als de te verwachten resultaten realistisch en haalbaar zijn.
• In de aanvraag aannemelijk wordt gemaakt dat digitalisering bijdraagt aan een verhoging van de omzet of een besparing van de kosten van de onderneming.

Verstrekking van de voucher vindt plaats op volgorde van ontvangst van complete aanvragen, totdat de limiet van het beschikbare budget in de gemeente van de aanvragende ondernemer bereikt is.

• Enkel kosten gemaakt vanaf 1 maart 2021 komen voor een digitaliseringsvoucher in aanmerking.
• De activiteiten moeten binnen zes maanden zijn uitgevoerd nadat de digitaliseringsvoucher is toegekend.
• Per onderneming wordt maximaal één digitaliseringsvoucher toegekend.
• Er kan aangevraagd worden als er een duidelijk gespecificeerde offerte met werkzaamheden beschikbaar is (moet met het formulier worden meegestuurd).
• De geoffreerde prijzen voor werkzaamheden zijn realistisch en marktconform. De ICT-expert in de toetsingscommissie bekijkt of de offerte eerlijke, kostendekkende en in de markt gebruikelijke prijzen bevat.
• De voucher is alleen inzetbaar bij leveranciers van digitaliseringsdiensten uit de regio Arnhem-Nijmegen (zie bovenstaande gemeentes).
• Binnen de regio kan de aanvrager zelf een leverancier kiezen. Hier vind je een lijst met mogelijke aanbieders.

Voorwaarden aanvrager

• Onder een mkb-onderneming wordt verstaan: een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal dat door deelname aan het economisch verkeer beoogt winst te behalen.
• Alleen mkb-ondernemers met maximaal 50 fte in dienst kunnen van deze voucherregeling gebruikmaken.
• Een mkb-ondernemer zonder personeel (ZZP) moet zelf minimaal 24 uur per week (1225 uur per jaar) in het bedrijf werkzaam zijn.  
• De mkb-ondernemer moet de aanvraag persoonlijk doen.
• De mkb-onderneming is voor 1 september 2020 bij de Kamer van Koophandel in één van de bovenstaande gemeenten geregistreerd.
• Bij twijfel over de hoofdactiviteit van een onderneming, is de hoofdactiviteit/sbi code in de inschrijving KvK leidend.
• Franchisenemers/organisaties met een hoofdkantoor welke buiten de deelnemende gemeenten gevestigd is, kunnen alleen een voucher aanvragen voor digitaliseringsactiviteiten die specifiek in de regio Arnhem Nijmegen plaatsvinden en gebruikt worden (zie bovenstaande gemeentes) en dienen dit in de aanvraag toe te lichten.
• Een mkb-onderneming kan maximaal één voucher aanvragen.
• Ben je als aanvragende ondernemer (in)direct (bijvoorbeeld via een holding) betrokken bij meerdere aanvragen? Dat mag alleen als de digitaliseringsactiviteiten elkaar niet overlappen. Geef deze betrokkenheid in de formulieren aan dan wordt er contact opgenomen.
• Ben je als aanvragende ondernemer (in)direct (bijvoorbeeld via een holding) mede-eigenaar van de digitaliseringsleverancier. Dan geef je dit in het formulier aan.
• Ontvangt uw bedrijf de-minimissteun? Of hoort uw bedrijf bij een groep die deze steun krijgt? Dan mag de de-minimissteun in dit jaar en de 2 belastingjaren hiervoor maximaal € 200.000 zijn. Afwijkende sectoren: wegvervoer maximaal € 100.000, Visserij maximaal € 30.000, Landbouwproductie maximaal € 15.000.

Voorwaarden digitaliseringswerkzaamheden

• De volgende onderdelen worden niet losstaand vergoed (moeten onderdeel zijn van en grotere digitalisering) en kennen binnen offertes een beperkte vouchervergoeding:
  • maximale vouchervergoeding voor adviesuren is €500,- (totaal €1000,-);
  • maximale vouchervergoeding voor online tekstschrijven is €750,- (totaal €1500,-);
  • maximale vouchervergoeding voor fotografie €500,- (totaal €1000,-)
  • maximale vouchervergoeding voor videocreatie €1000,- (totaal €2000,-);
  • maximale vouchervergoeding voor advertentiebudget is €250,- (totaal €500,-).
• Niet voor de voucher in aanmerking komen:
  • interne kosten;
  • de aanschaf van hardware (bijvoorbeeld een computer of smartphone);
  • trainingen en workshops.
• Er moet achteraf door de aanvrager documentatie met bewijs van werkzaamheden geleverd worden (denk gedurende het gehele proces aan de verslaglegging door bijvoorbeeld screenshots te maken).

Voorwaarden digitaliseringsleverancier

• De beschreven hoofdactiviteit in de KvK & sbi registratie valt onder het digitaal maken, automatiseren en optimaliseren van analoge en handmatige processen.
• Bij twijfel over de hoofdactiviteit van een onderneming, is de hoofdactiviteit/sbi code in de inschrijving KvK leidend.
• De digitaliseringsleverancier heeft zich vóór 1 december 2020 bij de Kamer van Koophandel op een adres in één van de deelnemende gemeenten geregistreerd.
• De toetsingscommissie toetst na aanvraag aan de hand van de KvK database, de bedrijfswebsite en gemeentelijke informatie of de leverancier aan de voorwaarden voldoet.
• Het is voor de digitaliseringsleveranciers niet toegestaan de logo’s van Sm@rt Together en de samenwerkende partners in communicatie-uitingen te gebruiken.

 Indienen voucher

• De ondersteuning is een netto uit te keren bedrag ter hoogte van 50% van de gemaakte kosten exclusief btw met een maximumbedrag van €2.500,-.
• De voucheraanvrager betaalt de volledige factuur aan de digitaliseringsleverancier.
• De aanvrager overlegt de officiële factuur, het betalingsbewijs, het document met het bewijs van werkzaamheden en de digitaliseringsvoucher.
• De toetsingscommissie controleert binnen tien werkdagen of de overeengekomen werkzaamheden volgens offerte zijn uitgevoerd.
• Wanneer aan de voorwaarden is voldaan en inhoudelijk akkoord is gegeven door de commissie zet de uitvoerder de betaling van het voucherbedrag aan de aanvrager in gang.
• Bij onduidelijkheden wordt contact met de aanvrager opgenomen.
• De voucher kan worden teruggevorderd indien de activiteiten niet binnen zes maanden plaatsvinden, niet met de aanvraag overeenkomen of als er sprake is van fraude.

FAQ (Veel gestelde vragen)